La comptabilité attend un paiement, le dépôt a signalé un retour et l’ADV prépare le relevé de compte. Si les trois informations restent séparées, le client peut recevoir un relevé qu’il conteste immédiatement. Une cadence à la quinzaine donne aux équipes un rendez-vous pour vérifier ensemble ce qui reste dû et ce qui bloque.
Chez un grossiste, les retards de paiement ont rarement une seule cause. Une livraison incomplète, un avoir en attente, un bon de livraison introuvable ou un interlocuteur absent peuvent bloquer une facture aussi sûrement qu’une difficulté de trésorerie. La relance efficace est donc celle qui arrive avec la bonne information, au bon interlocuteur, et qui propose une suite claire pour chaque montant.
Rappelez le cadre avant d’organiser la relance
Les relances s’appuient sur des règles connues. Sauf accord contraire, le délai de paiement entre professionnels est de 30 jours après réception des marchandises, et le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit, d’après la fiche du ministère de l’Économie sur les délais de paiement entre entreprises. Des délais spécifiques existent, notamment pour les produits alimentaires périssables.
En cas de retard, des pénalités sont dues ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, applicable une fois par facture payée en retard. Pour le second semestre 2026, le taux de pénalités calculé avec la référence recommandée (taux de la BCE majoré de 10 points) est de 12,40 %, selon Service Public Entreprendre. Ces mentions doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.
Le sujet reste d’actualité : selon le rapport 2025 de l’Observatoire des délais de paiement publié par la Banque de France, les retards de paiement en France s’établissaient à 13,4 jours en fin d’année 2025, légèrement au-dessus de la moyenne européenne.
Connaître ces règles ne signifie pas les appliquer mécaniquement à chaque client. Elles donnent un cadre à la discussion et justifient une organisation rigoureuse. La décision de facturer des pénalités ou l’indemnité reste une décision commerciale, prise en connaissance de la relation.
Faites le point avant l’envoi
Fixez une date de référence commune. La comptabilité vérifie les règlements reçus, les avoirs imputés et les échéances. L’ADV contrôle l’adresse du contact et prépare les pièces demandées. Le dépôt confirme les retours ou écarts de livraison qui expliquent un litige.
Qui fait quoi à chaque quinzaine
| Équipe | Avant la revue | Pendant la revue | Après la revue |
|---|---|---|---|
| Comptabilité | Lettrer les règlements reçus, imputer les avoirs | Présenter les montants échus par client | Mettre à jour les promesses de paiement |
| ADV | Vérifier les contacts de facturation, rassembler les pièces | Signaler les demandes de documents en attente | Envoyer les relevés et les pièces |
| Dépôt | Recenser les retours et écarts de livraison | Confirmer ou lever les litiges | Transmettre les bons de livraison manquants |
| Commercial | Signaler les situations particulières connues | Valider le ton à adopter avec les clients sensibles | Appeler les comptes qui le nécessitent |
Une revue courte et régulière
La revue n’a pas besoin de durer plus de trente minutes si chacun arrive préparé. Traitez d’abord les montants les plus importants et les factures les plus anciennes, puis les comptes qui cumulent un retard et une baisse de commandes. Les petits montants sans litige peuvent suivre un circuit standard de relevé et de rappel.
Séparez l’échu, le contesté et le reste
Supposons qu’un client ait 5 800 € de factures ouvertes, dont 3 200 € échues. Sur ces 3 200 €, une facture de 700 € est contestée. L’équipe peut demander un point sur les 2 500 € échus hors litige et confier le traitement des 700 € à une personne identifiée. Le relevé présente la situation du compte et le message précise la suite attendue pour chaque sujet.
| Montant (exemple fictif) | Statut | Action | Responsable |
|---|---|---|---|
| 2 600 € | Non échu | Aucune relance, rappel de l’échéance sur le relevé | ADV |
| 2 500 € | Échu hors litige | Demande de règlement ou de date de paiement | Comptabilité |
| 700 € | Échu et contesté | Vérification du bon de livraison et réponse au client | Dépôt puis ADV |
Cette séparation évite l’erreur la plus courante : réclamer la totalité de l’échu alors qu’une partie fait l’objet d’un désaccord légitime. Le client se sent écouté sur son litige et n’a plus de raison de retenir le reste.
Un message de relance qui facilite la réponse
Bonjour, vous trouverez ci-joint votre relevé au 15 du mois. Les factures de 2 500 € échues ne font pas l’objet de réserve de votre part : pouvez-vous nous indiquer leur date de règlement ? Pour la facture de 700 € que vous avez contestée, notre dépôt vérifie le bon de livraison et vous répondra d’ici vendredi.
Donnez une suite aux réponses
Notez le montant annoncé, la date de paiement promise ou la pièce qui manque. Avant la prochaine quinzaine, vérifiez les engagements arrivés à échéance. Si le client a demandé un bon de livraison, transmettez-le dès qu’il est disponible et fixez un nouveau point avec lui.
Préparez la facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l’obligation d’émission s’applique aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027, selon impots.gouv.fr. Pour l’ADV et la comptabilité, c’est l’occasion de vérifier que les données utiles au suivi des relances sont propres : identification du client, adresse de livraison, échéance, montants restant dus.
Les pièges fréquents
- Envoyer un relevé sans avoir imputé les règlements et avoirs récents.
- Relancer en bloc un montant qui contient une facture contestée.
- Laisser plusieurs services appeler le même client la même semaine.
- Ne pas noter les promesses de paiement, et devoir reposer la question à la quinzaine suivante.
Questions fréquentes
Pourquoi une cadence à la quinzaine ?
Elle est assez fréquente pour suivre les promesses de paiement et assez espacée pour laisser le temps de traiter les litiges. Adaptez-la si vos échéances tombent majoritairement en fin de mois.
Faut-il appliquer systématiquement l’indemnité de 40 € ?
Elle s’applique à chaque facture payée en retard, mais la réclamer reste un choix à faire en connaissance de la relation commerciale et de l’historique du client.
Qui doit appeler un client important en retard ?
Une personne désignée, souvent la comptabilité ou l’ADV, après avoir prévenu le commercial du compte.
Haark aide à repérer l’encours et les retards à partir des factures ouvertes importées. Les relevés de compte donnent une base commune à l’ADV et à la comptabilité pour préparer leurs relances.
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