Politique de confidentialité

Article 1 — Préambule et champ d'application

La présente Politique de confidentialité a pour objet d'informer, de manière claire, exhaustive et transparente, toute personne dont les données personnelles sont collectées et traitées par la société Haark SAS (ci-après « Haark »), des modalités selon lesquelles ces données sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

Elle est établie en conformité avec : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée.

La présente Politique s'applique à l'ensemble des traitements de données personnelles effectués dans le cadre de :

• l'accès au site internet haark.fr et à ses sous-domaines ;
• l'utilisation de l'application SaaS Haark accessible via app.haark.fr ;
• toute relation commerciale, contractuelle ou précontractuelle avec Haark.

Article 2 — Identité et coordonnées du responsable de traitement

2.1 Responsable de traitement

Le responsable de traitement, au sens de l'article 4(7) du RGPD, est :

Dénomination sociale

Haark SAS

Forme juridique

Société par Actions Simplifiée

Capital social

100 €

RCS

Douai 100 361 021

Siège social

39 rue Philippe Antoine Merlin, 59151 Arleux, France

Bureaux

Blanchemaille by EuraTechnologies, 85 rue du Fontenoy, 59100 Roubaix, France

Contact RGPD

gianluca@haark.fr

2.2 Dualité des rôles de Haark

Haark intervient dans deux rôles distincts selon le traitement concerné :

• Responsable de traitement : pour les données collectées directement dans le cadre de la gestion du site web, des comptes utilisateurs, de la facturation, de la relation commerciale et du support client.
• Sous-traitant (au sens de l'article 28 du RGPD) : pour les données à caractère personnel importées et traitées par les Clients via la plateforme. Dans ce cas, le Client est l'unique responsable du traitement et Haark agit exclusivement sur ses instructions documentées.

Lorsque Haark agit en qualité de sous-traitant, les obligations spécifiques applicables sont détaillées dans le Data Processing Agreement (DPA) conclu avec chaque Client.

Article 3 — Personnes concernées

Les traitements décrits dans la présente Politique portent sur les données personnelles des catégories de personnes suivantes :

• Utilisateurs de la plateforme Haark : personnes physiques disposant d'un compte actif sur la plateforme pour le compte d'un Client.
• Représentants et contacts des Clients : dirigeants, représentants légaux, interlocuteurs commerciaux et administratifs des entreprises clientes.
• Prospects : personnes physiques ayant manifesté un intérêt pour les Services Haark ou dont les coordonnées professionnelles ont été collectées dans un contexte B2B.
• Visiteurs du site internet : toute personne consultant le site haark.fr ou ses sous-domaines.
• Utilisateurs finaux des Clients : personnes dont les données sont importées par les Clients dans la plateforme dans le cadre de leur propre activité commerciale. Pour ces personnes, le Client est responsable du traitement.

Les données relatives aux prospects peuvent être collectées directement auprès de la personne concernée ou indirectement à partir de sources professionnelles accessibles au public, de partenaires ou de prestataires spécialisés dans la prospection B2B. Dans ce dernier cas, Haark veille à fournir les informations requises par l'article 14 du RGPD dans les délais applicables.

Article 4 — Principes fondamentaux appliqués par Haark

Haark s'engage à respecter scrupuleusement les principes fondamentaux du RGPD dans l'ensemble de ses activités de traitement :

• Licéité, loyauté, transparenceToute collecte repose sur une base légale identifiée. Les personnes concernées sont informées de manière claire et accessible.
• Limitation des finalitésLes données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées de manière incompatible avec ces finalités.
• Minimisation des donnéesSeules les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie sont collectées. Haark s'interdit toute collecte excessive ou non justifiée.
• ExactitudeHaark met en œuvre des procédures permettant de maintenir les données à jour et exactes. Les personnes peuvent rectifier leurs données à tout moment.
• Limitation de la conservationLes données sont conservées pour une durée limitée, définie en fonction de la finalité du traitement et des obligations légales applicables.
• Intégrité et confidentialitéDes mesures techniques et organisationnelles appropriées sont déployées pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte ou altération.
• Responsabilité (Accountability)Haark est en mesure de démontrer le respect de ces principes à tout moment, notamment vis-à-vis de la CNIL.

Article 5 — Catégories de données collectées

5.1 Données collectées directement par Haark

Dans le cadre de la fourniture des Services et de la gestion de la relation commerciale, Haark collecte directement les données suivantes :

Données d'identification

Nom, prénom, dénomination sociale, numéro SIRET/SIREN.

Coordonnées professionnelles

Adresse email professionnelle, numéro de téléphone, adresse postale.

Données de connexion et de navigation

Adresse IP, logs de connexion, type de navigateur, système d'exploitation, pages visitées, durée de session, actions effectuées sur la plateforme.

Données de facturation et de paiement

Informations de facturation (adresse, TVA intracommunautaire). Les données de paiement (numéros de carte) sont traitées exclusivement par Stripe et ne transitent jamais par les serveurs Haark.

Données contractuelles

Devis acceptés, contrats signés, historique de commandes, communications écrites.

Paramètres et préférences de compte

Configurations de l'interface, préférences d'utilisation, paramètres de notifications.

Données de support

Contenu des demandes d'assistance, échanges avec l'équipe support.

5.2 Données importées par les Clients (rôle de sous-traitant)

Les Clients peuvent importer, saisir ou faire traiter via la plateforme des données relatives à leurs propres clients, prospects, contacts ou équipes, notamment, selon les fonctionnalités activées : données d'identification et coordonnées professionnelles ; données commerciales et transactionnelles ; données d'interactions et d'historique client ; indicateurs de performance (KPI, scores, chiffres d'affaires) ; contenus transmis aux fonctionnalités d'intelligence artificielle, y compris Agent H ; contenus audio, transcriptions, enregistrements et données relatives aux échanges professionnels ; ainsi que toute autre donnée que le Client choisit d'intégrer dans la plateforme. Ces catégories ne sont pas systématiquement collectées.

Données sensibles : Haark déconseille formellement l'importation de données relevant des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD (données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, données biométriques, etc.) sans base légale adéquate et sans en avoir informé Haark au préalable. Haark se réserve le droit de refuser ou de supprimer tout traitement de telles données non conforme.

Article 6 — Finalités et bases légales des traitements

L'ensemble des traitements effectués par Haark repose sur une base légale identifiée au sens de l'article 6 du RGPD. Le tableau ci-dessous détaille les principales finalités et leurs bases légales respectives :

Article 7 — Traitements liés à l'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de la plateforme Haark reposent sur des technologies d'intelligence artificielle, notamment Agent H, pour la génération de scores, d'analyses, de recommandations, de synthèses, de contenus, ainsi que, lorsque le Client les active, la transcription ou l'analyse d'échanges professionnels. Ces fonctionnalités constituent une aide à la décision. Elles ne se substituent pas au jugement du Client ni de ses Utilisateurs.

7.1 Principes applicables aux traitements IA

Les données personnelles traitées dans le cadre des fonctionnalités IA :

• sont utilisées pour fournir le Service demandé au Client ;
• sont traitées conformément aux instructions documentées du Client et dans le respect du DPA lorsqu'il s'agit de Données Client ;
• peuvent être transmises à des prestataires d'intelligence artificielle dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution du Service ;
• ne sont pas utilisées librement par Haark pour entraîner ou améliorer ses propres modèles, ni pour améliorer le produit à partir de Données Client identifiantes.

Lorsque Haark fait appel à des prestataires d'intelligence artificielle, les traitements sont configurés et contractuellement encadrés de manière à limiter l'utilisation des données aux finalités nécessaires à la fourniture du Service, conformément aux conditions applicables du prestataire et au DPA conclu avec le Client. Haark ne revendique pas la propriété des modèles d'intelligence artificielle de ces prestataires.

7.2 Contenus audio et transcriptions

Lorsque le Client utilise des fonctionnalités d'analyse d'échanges professionnels, d'import audio, de transcription, de simulation ou de coaching, Haark peut traiter des contenus audio, des transcriptions, des enregistrements et des données relatives à ces échanges. La voix n'est pas, par elle-même, traitée par Haark comme une donnée biométrique relevant de l'article 9 du RGPD. Le Client demeure responsable de la licéité de l'enregistrement, de l'information des participants, de la détermination de la base légale et du respect des obligations particulières applicables dans son contexte.

7.3 Décisions automatisées

Les résultats générés par les fonctionnalités IA (scores, recommandations, analyses) sont fournis à titre strictement indicatif et d'aide à la décision. Haark ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les personnes concernées au sens de l'article 22 du RGPD, sans intervention humaine préalable du Client.

Le Client demeure seul responsable de toute décision prise sur le fondement des résultats générés par l'IA de la plateforme. Il lui appartient d'assurer l'information des personnes concernées si ses propres traitements IA y sont soumis.

Article 8 — Destinataires et sous-traitants

8.1 Accès interne

Les données personnelles sont accessibles, dans la stricte limite de leurs attributions et du besoin d'en connaître, aux catégories suivantes de personnel habilité de Haark : équipe technique et de développement, équipe support et Customer Success, direction et équipe commerciale, et comptabilité (pour les données de facturation uniquement).

8.2 Prestataires des traitements propres de Haark

Pour les traitements dont Haark est responsable de traitement (comptes Haark, facturation des abonnements Haark, relation commerciale, site marketing), Haark s'appuie notamment sur les prestataires suivants :

8.3 Sous-traitants ultérieurs pour les Données Client

Lorsque Haark agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Client, les sous-traitants ultérieurs utilisés pour le traitement des Données Client sont ceux identifiés dans le DPA. À la date de la présente Politique, il s'agit notamment de :

La liste actualisée des sous-traitants ultérieurs pour les Données Client figure dans le DPA. Stripe et Google Analytics 4 ne sont pas des sous-traitants ultérieurs au titre du DPA : ils interviennent pour les traitements propres de Haark décrits à l'article 8.2. Une liste actualisée des principaux prestataires de Haark peut également être communiquée sur demande à gianluca@haark.fr.

Lorsqu'un transfert hors de l'Espace économique européen est nécessaire, Haark s'appuie, selon le mécanisme applicable au transfert concerné, sur une décision d'adéquation, le EU-U.S. Data Privacy Framework lorsque le prestataire est certifié, et/ou sur les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.

8.4 Autres destinataires

Les données peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires compétentes (CNIL, tribunaux, forces de l'ordre) sur obligation légale, réquisition ou décision de justice, ainsi qu'à tout conseil juridique ou expert mandaté par Haark dans le cadre de la défense de ses intérêts légitimes.

Article 9 — Transferts de données hors Union européenne

Certains sous-traitants de Haark sont établis en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Conformément aux articles 44 et suivants du RGPD, lorsqu'un transfert de données personnelles en dehors de l'Espace économique européen est nécessaire, Haark s'assure qu'il repose sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment une décision d'adéquation de la Commission européenne, le EU-U.S. Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, ou les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne complétées, le cas échéant, par des mesures supplémentaires appropriées.

Lorsque la réglementation ou la nature du transfert l'exige, Haark évalue les risques liés au transfert et met en œuvre les garanties complémentaires appropriées.

Pour toute demande d'information relative aux garanties applicables à un transfert spécifique, le Client ou la personne concernée peut contacter Haark à gianluca@haark.fr.

Article 10 — Durées de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée des délais de prescription légaux applicables. Les durées de conservation applicables sont les suivantes :

À l'issue de la durée de conservation active, les données font l'objet, lorsqu'un archivage intermédiaire est prévu, d'un accès restreint, puis sont définitivement supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Pour les Données Client traitées pour le compte du Client, le sort des données, y compris les copies de sauvegarde, est régi par le DPA.

Article 11 — Sécurité des données

Haark met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements. Haark met notamment en œuvre, selon les composants concernés, le chiffrement des communications, des mécanismes de contrôle d'accès, d'isolation des données entre organisations, de journalisation, de validation des entrées, de limitation de débit et des procédures de gestion des incidents.

11.1 Mesures techniques identifiées dans l'architecture actuelle

• Chiffrement des communications en transit (TLS) ;
• Isolation des données entre organisations (architecture multi-tenant fondée sur l'identifiant d'entreprise et des politiques de contrôle d'accès au niveau des lignes — RLS) ;
• Contrôle des accès utilisateurs et des rôles ;
• Journalisation de certaines actions sensibles (journaux d'audit) ;
• Limitation de débit sur certaines routes de l'application ;
• Mécanismes de protection CSRF sur certaines actions exposées ;
• Chiffrement de certains secrets et jetons d'intégration (AES-256-GCM). Cette mesure ne signifie pas que l'ensemble des données est chiffré selon cet algorithme au repos ;
• Validation des données d'entrée sur les traitements concernés.

11.2 Mesures organisationnelles

• Limitation des accès internes au besoin d'en connaître ;
• Procédure de gestion des incidents de sécurité et des violations de données, décrite à l'article 12.

Article 12 — Violations de données personnelles

En cas de violation de données personnelles au sens de l'article 4(12) du RGPD (violation de la sécurité entraînant la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à des données), Haark met en œuvre la procédure suivante :

• Détection et qualification : identification et caractérisation de la violation par l'équipe technique dans les meilleurs délais.
• Lorsque Haark agit en qualité de responsable du traitement, Haark notifie, lorsque les conditions prévues par l'article 33 du RGPD sont réunies, la violation à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance. Lorsque Haark agit en qualité de sous-traitant, Haark informe le Client responsable du traitement sans délai injustifié et lui fournit les informations raisonnablement nécessaires pour lui permettre de respecter ses propres obligations.
• Information des personnes concernées : lorsque Haark agit en qualité de responsable du traitement et que la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, celles-ci sont informées dans les meilleurs délais, conformément à l'article 34 du RGPD.
• Mesures correctives : mise en œuvre des actions correctives nécessaires pour contenir la violation et prévenir sa réitération.

Toute violation doit être documentée, même si elle ne fait pas l'objet d'une notification à la CNIL, conformément au registre des violations prévu à l'article 33(5) du RGPD.

Article 13 — Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne concernée par un traitement de données personnelles effectué par Haark dispose des droits suivants :

Modalités d'exercice des droits

Les demandes d'exercice de droits peuvent être adressées à Haark par email à l'adresse gianluca@haark.fr, en précisant l'objet de la demande. Haark peut demander des informations complémentaires strictement nécessaires afin de vérifier l'identité du demandeur lorsqu'il existe un doute raisonnable sur celle-ci. Une pièce d'identité ne sera demandée que lorsque cette vérification ne peut raisonnablement être effectuée par un moyen moins intrusif. Haark répondra dans les délais légaux applicables.

En l'absence de réponse satisfaisante ou en cas de doute sur la recevabilité de sa demande, la personne concernée peut adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr) ou saisir les juridictions compétentes.

Article 14 — Limitation des droits — rôle de sous-traitant

Lorsque Haark agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un Client, et que la demande concerne des données importées par ce Client via la plateforme, Haark n'est pas en mesure de donner suite directement à la demande de la personne concernée.

Dans ce cas, Haark transmettra la demande au Client responsable du traitement dans les meilleurs délais, à charge pour ce dernier d'y répondre conformément à ses propres obligations RGPD. La personne concernée est invitée à adresser sa demande directement au responsable de traitement (le Client) dont elle doit avoir été informée lors de la collecte initiale de ses données.

Article 15 — Cookies et traceurs

Le site haark.fr utilise des cookies et traceurs afin d'assurer le fonctionnement du service et, le cas échéant, de mesurer l'audience. La plateforme app.haark.fr peut également déposer des cookies strictement nécessaires à l'authentification et au fonctionnement du service.

Catégories de cookies utilisés

• Cookies strictement nécessaires (Haark) : indispensables au fonctionnement du site (session, sécurité, choix de langue). Ils ne nécessitent pas de consentement.
• Mesure d'audience : Google Analytics 4 (Google LLC), chargé via Google Tag Manager lorsque le consentement requis a été recueilli. Google Tag Manager est le conteneur technique de chargement ; il n'est pas présenté comme un cookie analytique en lui-même.

Les traceurs analytiques soumis à consentement ne sont activés, via le mode de consentement de Google, qu'après un choix « Tout accepter » ou l'activation de la catégorie Analytiques dans le bandeau. Le bandeau permet d'accepter, de refuser, de personnaliser et de modifier ultérieurement ce choix (lien « Gérer les cookies »).

Le choix exprimé par l'utilisateur concernant les cookies et traceurs est conservé pendant une durée de six (6) mois, sauf circonstances particulières justifiant une durée différente. À l'issue de cette période, l'utilisateur peut être invité à exprimer à nouveau son choix. La durée de vie des traceurs eux-mêmes dépend de la configuration des outils utilisés.

Article 16 — Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles effectué par Haark n'est pas conforme à la réglementation applicable, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

Autorité

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)

Adresse

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

Téléphone

+33 (0)1 53 73 22 22

Site web

www.cnil.fr — Formulaire : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Haark vous encourage néanmoins à la contacter préalablement à toute réclamation auprès de la CNIL, afin de permettre une résolution amiable et rapide de tout différend relatif à la protection de vos données personnelles.

Article 17 — Modification de la Politique de confidentialité

Haark se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment pour tenir compte de l'évolution de la réglementation applicable, des décisions de la CNIL ou de la CJUE, des modifications apportées aux Services, ou de tout changement dans les pratiques de traitement des données.

En cas de modification substantielle affectant les droits des personnes concernées, Haark s'engage à en informer les utilisateurs par email ou par notification in-app avec un préavis raisonnable. La version applicable est celle publiée sur le site haark.fr à la date de consultation, datée et versionnée.

Haark conserve un historique des versions précédentes de cette Politique, disponible sur demande à gianluca@haark.fr.

Article 18 — Contact données personnelles

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter Haark :