Lundi matin, le fichier des ventes vous dit ce qui a été facturé. Pour préparer les appels, vous avez surtout besoin de comprendre ce qui a changé depuis les dernières semaines. Deux exports bien préparés permettent de rapprocher les achats réels des factures encore ouvertes.
La plupart des ERP utilisés par les grossistes, qu’ils soient spécialisés dans l’alimentaire, les matériaux ou les fournitures industrielles, savent produire ces deux extractions. La difficulté tient rarement à l’outil. Elle tient au choix des colonnes, au niveau de détail et à la régularité de l’export. Un fichier trop agrégé ne permet pas de voir une référence disparaître. Un fichier sans identifiant client stable ne permet pas de comparer deux semaines.
Exportez les ventes au niveau de la ligne
| Donnée | À quoi elle sert |
|---|---|
| Code client stable | Retrouver le même compte d’un export à l’autre |
| Numéro de facture et date | Reconstituer l’historique et distinguer les jours d’achat |
| Code article et libellé | Retrouver les références qui ne reviennent plus |
| Quantité et montant net HT | Distinguer la baisse de volume d’un changement de prix |
| Type de pièce ou signe du montant | Identifier les avoirs et éviter de les compter comme des achats |
| Code dépôt, si disponible | Lire les achats par site et à l’échelle du réseau |
Prenez assez d’historique pour observer plusieurs cycles d’achat, et une période comparable si l’activité est saisonnière. Surveillez aussi les doublons entre exports. Plusieurs lignes peuvent appartenir à la même facture, et plusieurs factures peuvent tomber le même jour.
Les colonnes utiles en complément
Au-delà de ce socle, quelques informations enrichissent nettement la lecture si votre ERP les fournit :
- la famille ou sous-famille de l’article, pour repérer un poste entier qui disparaît plutôt qu’une seule référence ;
- l’unité de vente et le conditionnement, pour comparer des quantités homogènes ;
- le commercial ou le secteur rattaché au client, pour répartir la liste d’appels ;
- le SIREN du client, pour rapprocher les comptes d’une même entreprise ;
- l’adresse ou le code de livraison, utile quand un client possède plusieurs sites.
Ces deux dernières données vont devenir plus faciles à obtenir. Avec la facturation électronique, le SIREN du client et l’adresse de livraison, lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation, font partie des nouvelles mentions obligatoires des factures selon impots.gouv.fr. Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir ces factures depuis le 1er septembre 2026, et les PME doivent les émettre à partir du 1er septembre 2027.
Combien d’historique extraire ?
Pour un grossiste alimentaire qui livre des clients CHR plusieurs fois par semaine, quelques mois suffisent souvent pour dégager un rythme. Pour un distributeur dont les clients commandent tous les mois ou par chantier, il faut davantage d’historique, idéalement douze mois glissants, et la même période de l’année précédente si l’activité est saisonnière. Le bon critère : chaque client régulier doit apparaître sur plusieurs cycles d’achat complets.
Exportez les factures ouvertes séparément
Pour chaque facture ouverte, retrouvez au minimum le code client, le numéro de facture, la date d’échéance et le solde restant dû à la date de l’export. Ajoutez le dépôt si vous devez organiser le suivi par site. Vérifiez que le code client se rapproche de celui des ventes.
| Donnée | À quoi elle sert |
|---|---|
| Code client | Rapprocher l’encours des achats du même compte |
| Numéro et date de facture | Retrouver la pièce lors de l’échange avec le client |
| Date d’échéance | Distinguer le non échu de l’échu et mesurer l’ancienneté du retard |
| Solde restant dû | Tenir compte des règlements partiels et des avoirs imputés |
| Statut de litige, si disponible | Ne pas relancer un montant contesté comme un simple retard |
Pourquoi ne pas tout mettre dans un seul fichier ?
Les ventes décrivent ce que le client a acheté, ligne par ligne. Les factures ouvertes décrivent ce qu’il doit, facture par facture, à une date donnée. Les mélanger dans un même export produit soit un fichier énorme, soit une perte de détail. Deux fichiers distincts, reliés par le code client, sont plus simples à produire et à contrôler.
Mettez en place une routine hebdomadaire
L’export n’a de valeur que s’il est régulier. Une routine simple suffit.
| Moment | Action | Responsable |
|---|---|---|
| Vendredi après-midi | Lancer les deux exports à date fixe | ADV ou comptabilité |
| Vendredi soir | Contrôler les volumes : nombre de lignes, total HT, nombre de clients | Même personne |
| Lundi 8 h | Préparer la liste d’appels à partir des changements observés | Responsable commercial |
| Lundi matinée | Appels des commerciaux et retours notés | Commerciaux terrain et sédentaires |
Les contrôles de cohérence qui évitent les mauvaises surprises
- Le total HT de l’export correspond-il au chiffre d’affaires de la semaine dans votre comptabilité ?
- Les avoirs apparaissent-ils bien en négatif ou avec un type de pièce distinct ?
- Le nombre de clients actifs est-il cohérent avec les semaines précédentes ?
- Les codes clients ont-ils le même format dans les deux exports, sans zéros perdus ni espaces ajoutés ?
Ce que la liste d’appels doit faire ressortir
Votre liste d’appels peut alors faire ressortir un restaurant qui n’a pas commandé à son rythme habituel, un atelier qui a perdu une famille d’achats ou un compte dont plusieurs échéances viennent de passer. Haark exploite les ventes et les factures ouvertes importées pour faire remonter ces situations au niveau du portefeuille.
Un exemple de lundi matin
Dans un exemple fictif, un grossiste qui livre une centaine de restaurants et quelques collectivités lance ses deux exports chaque vendredi. Le lundi, la comparaison avec les semaines précédentes fait ressortir une douzaine de situations. Quatre restaurants n’ont pas commandé depuis plus de deux fois leur intervalle habituel. Trois clients ont cessé d’acheter une famille qu’ils prenaient à chaque livraison, dont deux sur les produits d’hygiène. Deux comptes ont plusieurs factures échues depuis la dernière revue, dont un qui commande aussi moins.
Le responsable commercial répartit ces situations entre les commerciaux selon leur secteur. Le compte qui cumule un retard de paiement et une baisse de commandes est traité en lien avec la comptabilité, pour qu’un seul interlocuteur appelle le client avec l’ensemble des informations. À midi, chaque commercial a noté le résultat de ses appels. Le vendredi suivant, les nouveaux exports permettent de vérifier si les commandes sont revenues.
Les pièges fréquents
- Exporter des totaux par client au lieu des lignes de facture.
- Changer de période ou de format d’une semaine à l’autre.
- Oublier les avoirs, qui font apparaître des achats fictifs.
- Utiliser des codes clients différents entre ventes et factures ouvertes.
Questions fréquentes
Faut-il un projet informatique pour démarrer ?
Non. Deux exports enregistrés dans votre ERP et une routine fixe suffisent pour commencer.
Quel format de fichier choisir ?
Un format tabulaire simple, CSV ou tableur, avec une ligne d’en-tête stable d’une semaine à l’autre.
Qui doit être responsable de l’export ?
Une personne désignée, souvent à l’ADV ou à la comptabilité, avec un suppléant pour les congés.
Vous voulez voir ce qu’on peut tirer d’un export de votre ERP ? Échangeons sur vos données.